La organización es una de las bases para el éxito de un negocio. Esto es verdad especialmente en el caso de las Pymes, dónde los recursos son más limitados. La cantidad de empleados es lógicamente menor que la que se encuentra en empresas más grandes y, por lo tanto, es muy importante que la organización de una Pyme sea más minuciosa. En estos casos, la organización suele ir más allá de los cargos asignados a cada integrante y se cuela en los detalles más pequeños, aquellos que tal vez estamos pasando por alto.

La organización sirve para mantener a todos los involucrados en la misma página. Es la herramienta que nos permitirá optimizar nuestros recursos. Aquí les ofrecemos algunas claves para ayudar a organizar su Pyme o empresa familiar y lograr alcanzar los objetivos. Son estrategias fáciles de implementar que podrían ayudar a diagnosticar los problemas más simples que presentan su Pyme o empresa familiar.

Procedimientos: Aunque quizás puede parecer innecesario o que consume mucho tiempo, se deben redactar manuales o estrategias de procedimiento claros. Es muy importante establecer en detalle las acciones a seguir en cada situación, y en todas las situaciones posibles. Se deben dejar asentados por escrito y hacer accesibles a todo el equipo, para que cada uno de nuestros empleados sepa cómo proceder ante cada situación. Esto mantendrá nuestra empresa funcionando como un reloj. Si todo el mundo hace lo mismo, será más difícil encontrar baches de información o falta de respuesta. Por ejemplo, es importante establecer si los mails serán contestados ni bien se reciban o si se asignará una hora al día para responder aquellos que no sean urgentes.

Responsabilidades: ¿Qué pasaría si, en su Pyme, cada empleado hiciera un pedido de artículos de librería según lo que quiere o necesita? Obviamente, los resultados mensuales estarían llenos de costos innecesarios. Saber bien quien se encarga de cada tarea, incluso tareas como esta o la de mantener actualizado el archivo de claves de software, las agendas de contactos y calendarios, que pueden sonar insignificantes en el día a día, resultan cruciales para una Pyme.

Registros: Todos los registros de nuestra empresa deben estar actualizados y mantenerse accesibles para todos los involucrados. Los registros de clientes, pedidos, compras, etc deben mantenerse al día, para evitar pérdidas de tiempo innecesarias y roces con los clientes o proveedores. En este punto, los procedimientos claros también entran en juego: Podemos, por ejemplo, establecer que los datos de los clientes nuevos sean cargados en el sistema ni bien se establece el primer contacto, generar una base de datos con todas las cuentas bancarias de proveedores, etc. Estos registros pueden actualizarse una vez por mes, una vez cada seis meses o según la necesidad.

Recursos: Es muy importante saber con qué recursos contamos para realizar las tareas diarias. Su reconocimiento nos permitirá optimizar los resultados y bajar costos. Si sabemos, por ejemplo, con cuantos automóviles contamos, cuanto personal para cada área, insumos para la fabricación, etc es menos probable que nos llevemos sorpresas…

Orden: El orden es crucial para lograr que todo lleve a la mayor eficiencia posible. Recorra su oficina o lugar de trabajo y vea el estado de los escritorios, de los archivos, si hay obstáculos en el camino, etc. Hoy en día, los espacios de trabajo suelen estar atiborrados de herramientas tecnológicas: impresoras, scanners, etc. El ambiente en el que desarrollamos nuestras actividades diarias influye en nuestra productividad, y un lugar de trabajo lleno de obstáculos hará que se nos haga más difícil alcanzar nuestros objetivos.

Pedidos que se hacen dos veces. Archivos perdidos en laberintos informáticos. Insumos que desaparecen repetidamente en el triangulo de un escritorio. Pasa en todas las empresas y, sobre todo, en las Pymes. Pero organizar tu negocio de un modo efectivo es posible y necesario.