Trabajo remoto: ¿Cómo implementarlo en PyMES y Empresas Familiares?

El avance del Coronavirus nos plantea ‘nuevas’ formas de trabajar. Decimos ‘nuevas’ pero en realidad son modalidades que existen hace años. El mejor término probablemente sería inexploradas sobre todo por parte de PyMES y Empresas Familiares. 

La pandemia nos sorprendió y definitivamente nos puso en marcha a todos. Suspensión de clases a nivel presencial, cuarentenas obligatorias y el fantasma de la suspensión total de las actividades hacen que ante la emergencia tengamos que implementar planes de emergencia en situación de crisis. 

Kluger Consultores - Implementación del trabajo a distancia en PyMES

Desde nuestra perspectiva vamos a hablar más allá de las soluciones de infraestructura. Lo que es cierto es que muchas empresas no están preparadas a nivel técnico para implementar este tipo de soluciones pero también es cierto que los avances de la tecnología nos permiten al menos realizar las tareas mínimas para el desarrollo operativo. Te planteamos aquí 4 ejes para que organices la modalidad home office de tu empresa. 

  1. Mantenete conectado. Al igual que en el día a día en la empresa es importante que puedas dar soporte y seguimiento a las tareas diarias. Una buena manera es hacer una reunión diaria al comenzar la jornada en la que puedas plantear las expectativas del día y marcar el rumbo, tal como lo haces en el día a día. Utilizá los calendarios on-line para armar las reuniones de equipo y agendar encuentros puntuales para dar seguimiento a los temas más urgentes.
  2. Siempre hablamos de la importancia de la planificación. Esta crisis implica una revisión sin duda de los objetivos a corto plazo. Tenemos que ser lo más explícitos posibles, dejar en claro al equipo cuáles son los resultados que esperamos alcanzar y realizar una evaluación más a corto plazo de los logros para no llevarnos sorpresas más adelante. Más allá de todo, como en cada crisis, afuera hay oportunidades.
  3. Es importante ser respetuoso de los horarios. Al igual que cuando están en la oficina, tus empleados tienen derecho a sentarse a almorzar tranquilos o tomarse un pequeño recreo que le permita aliviar la carga laboral. Que estén trabajando desde su casa, no significa que en cualquier momento y en cualquier lugar tienen que responderte y viceversa. Por lo tanto, lo ideal es dejar esto en claro para todos: el horario se respeta.
  4. Prueba piloto. Se trata de una situación especial para todos. Antes de que lleguen medidas extremas, sería bueno que puedas hacer una prueba de como todo funcionaría si efectivamente nos vemos obligados a “bajar la persiana”. Esto te va a permitir entender cómo se puede mejorar la dinámica, si necesitás o no de nuevas herramientas y ajustar rutinas de trabajo.

¿Cómo va a afectar la PANDEMIA al desarrollo de tus NEGOCIOS? Implementemos un Tablero de Control que te permita anticiparte al impacto de la crisis mundial. 

Herramientas al alcance de la mano de las PyMES para el Home Office

Entre planillas y documentos

Una de las primeras medidas que podrías implementar fácil rápido y sin necesidad de externos en la administración de archivos en línea. Proveedores como Google (Google Drive) o Microsoft (One Drive) desarrollaron estos productos que te dan la posibilidad de administrar documentos en línea, editarlos y compartirlos con tu equipo sin necesidad de descargar archivos ni enviar diferentes versiones por mail. Incluso, podes restaurar copias anteriores fácil y rápido minimizando el arrastre de errores y ver quienes y cuándo editaron el documento. 

¿Cómo acceder? Desde cualquier cuenta de Gmail o Outlook tenes acceso a la versión gratuita que te ayuda a salir del paso. Si manejas tu mail desde el servicio de mail de cualquiera de estos dos seguramente tengas acceso a la suite profesional. 

Bienvenidos a las ‘calls’

Sabemos que WhatsApp te da la posibilidad de hacer video llamadas pero lo cierto es que esas videollamadas fueron pensadas a nivel social más que empresarial. En el mundo IT existen herramientas como Skype, Zoom o Hangouts que fueron diseñadas para que los equipos de trabajo tengan encuentros desde diferentes locaciones físicas. ¿Por qué te recomendamos este tipo de herramientas? Básicamente porque te ahorras distracciones que pueden aparecer en tu celu o en el de tu equipo. Además, cualquiera de ellas te permiten compartir pantalla, casi como cuando das vuelta el monitor de tu oficina para mostrarle algo a alguien).

Herramientas de mensajería instantánea

Si hablamos de mensajería instantánea lo primero que se nos viene a la mente es “WhatsApp” pero al igual a lo que te mencionábamos en el ítem anterior, sabemos que si bien lo usamos para todo, hay otras herramientas que permiten darle un enfoque más profesional al trabajo. Una de las herramientas que más se usa a nivel mundial para la comunicación de equipos de trabajo se llama Slack. Es la favorita porque está diseñada para aumentar la productividad y ofrece mayor seguridad acerca de los datos que van a “viajar” por medio de esos chats. Hay un plan gratuito con las funciones necesarias para sobrevivir estos días.

¿Cómo hago para entrar al sistema?

Una de las complicaciones más comunes se da en el acceso al CRM. Los CRM suelen estar instalados en una computadora de escritorio y el acceso únicamente se puede dar desde esa PC. Como alternativa, si fuera que tu proveedor no puede darte otro tipo de acceso es trabajar con aplicaciones que te dan acceso remoto a esa computadora. Este tipo de aplicaciones te permiten acceder de una computadora a la otra a través de un número. Un ejemplo de este tipo de herramientas es el Team Viewer que es fácil de instalar.

Mantené el foco en la comunicación con el cliente

Es importante que te pongas en contacto con tu proveedor de telefonía para consultarle la disponibilidad del desvío de llamadas. Es decir, que cuando el clientes o proveedor llame al teléfono de tu empresa puedas recibir la llamada en tu celular. 

Por otro lado, también es oportuno ponerte en contacto con el administrador de tu sitio web para asegurarte que los formularios de contacto de tu sitio puedan llegar a una cuenta de correo accesible fuera de los límites físicos de tu empresa. 

Utilizá todos los medios que tengas, como la web, las redes sociales y el e-mail marketing para mantener un contacto frecuente con el cliente o potencial cliente. Comunicale qué medidas tomaste, cómo pueden contactarte y en tal caso, explicales que puede haber demoras en las respuestas pero que aún siguen trabajando. 

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