El avance del Coronavirus nos plantea ‘nuevas’ formas de trabajar. Decimos ‘nuevas’ pero en realidad son modalidades que existen hace años. El mejor término probablemente sería inexploradas sobre todo por parte de PyMES y Empresas Familiares.
La pandemia nos sorprendió y definitivamente nos puso en marcha a todos. Suspensión de clases a nivel presencial, cuarentenas obligatorias y el fantasma de la suspensión total de las actividades hacen que ante la emergencia tengamos que implementar planes de emergencia en situación de crisis.
Desde nuestra perspectiva vamos a hablar más allá de las soluciones de infraestructura. Lo que es cierto es que muchas empresas no están preparadas a nivel técnico para implementar este tipo de soluciones pero también es cierto que los avances de la tecnología nos permiten al menos realizar las tareas mínimas para el desarrollo operativo. Te planteamos aquí 4 ejes para que organices la modalidad home office de tu empresa.
¿Cómo va a afectar la PANDEMIA al desarrollo de tus NEGOCIOS? Implementemos un Tablero de Control que te permita anticiparte al impacto de la crisis mundial.
Una de las primeras medidas que podrías implementar fácil rápido y sin necesidad de externos en la administración de archivos en línea. Proveedores como Google (Google Drive) o Microsoft (One Drive) desarrollaron estos productos que te dan la posibilidad de administrar documentos en línea, editarlos y compartirlos con tu equipo sin necesidad de descargar archivos ni enviar diferentes versiones por mail. Incluso, podes restaurar copias anteriores fácil y rápido minimizando el arrastre de errores y ver quienes y cuándo editaron el documento.
¿Cómo acceder? Desde cualquier cuenta de Gmail o Outlook tenes acceso a la versión gratuita que te ayuda a salir del paso. Si manejas tu mail desde el servicio de mail de cualquiera de estos dos seguramente tengas acceso a la suite profesional.
Sabemos que WhatsApp te da la posibilidad de hacer video llamadas pero lo cierto es que esas videollamadas fueron pensadas a nivel social más que empresarial. En el mundo IT existen herramientas como Skype, Zoom o Hangouts que fueron diseñadas para que los equipos de trabajo tengan encuentros desde diferentes locaciones físicas. ¿Por qué te recomendamos este tipo de herramientas? Básicamente porque te ahorras distracciones que pueden aparecer en tu celu o en el de tu equipo. Además, cualquiera de ellas te permiten compartir pantalla, casi como cuando das vuelta el monitor de tu oficina para mostrarle algo a alguien).
Si hablamos de mensajería instantánea lo primero que se nos viene a la mente es “WhatsApp” pero al igual a lo que te mencionábamos en el ítem anterior, sabemos que si bien lo usamos para todo, hay otras herramientas que permiten darle un enfoque más profesional al trabajo. Una de las herramientas que más se usa a nivel mundial para la comunicación de equipos de trabajo se llama Slack. Es la favorita porque está diseñada para aumentar la productividad y ofrece mayor seguridad acerca de los datos que van a “viajar” por medio de esos chats. Hay un plan gratuito con las funciones necesarias para sobrevivir estos días.
Una de las complicaciones más comunes se da en el acceso al CRM. Los CRM suelen estar instalados en una computadora de escritorio y el acceso únicamente se puede dar desde esa PC. Como alternativa, si fuera que tu proveedor no puede darte otro tipo de acceso es trabajar con aplicaciones que te dan acceso remoto a esa computadora. Este tipo de aplicaciones te permiten acceder de una computadora a la otra a través de un número. Un ejemplo de este tipo de herramientas es el Team Viewer que es fácil de instalar.
Es importante que te pongas en contacto con tu proveedor de telefonía para consultarle la disponibilidad del desvío de llamadas. Es decir, que cuando el clientes o proveedor llame al teléfono de tu empresa puedas recibir la llamada en tu celular.
Por otro lado, también es oportuno ponerte en contacto con el administrador de tu sitio web para asegurarte que los formularios de contacto de tu sitio puedan llegar a una cuenta de correo accesible fuera de los límites físicos de tu empresa.
Utilizá todos los medios que tengas, como la web, las redes sociales y el e-mail marketing para mantener un contacto frecuente con el cliente o potencial cliente. Comunicale qué medidas tomaste, cómo pueden contactarte y en tal caso, explicales que puede haber demoras en las respuestas pero que aún siguen trabajando.